Consejos para una gestión efectiva del inventario en supermercados

En un mundo ideal, el supermercado siempre tiene en sus góndolas el producto que el cliente quiere. Pero, ¿Cómo garantizar que esto realmente suceda? Aquí tienes algunos tips que aseguran el control de stock de tu negocio.

Cada comercio tiene sus características especiales, y lo mismo sucede dentro del mundo de los supermercados. Trabajan una mezcla muy variada, de innumerables proveedores, con productos que llaman la atención de los delincuentes y que pueden perderse por fallas operativas.

La falta de existencias (cuando un producto que el cliente quiere no está disponible) es uno de los principales desafíos a los que se han enfrentado los retailers. Según un estudio publicado en la Revista de la Sociedad Sudamericana de Desarrollo en 2020, la tasa de desabastecimiento se ha mantenido en torno al 8% en los últimos años (de cada 100 productos buscados por el cliente, encuentra 92 en la tienda), pero la indisponibilidad de productos afecta a los clientes de manera diferente. 

Aspectos como la edad, la preferencia de marca, la frecuencia de compra y la planificación previa de la compra parecen, según el estudio, no influir en el comportamiento del consumidor cuando el artículo deseado está ausente. Por otro lado, cuando la tienda era la primera opción de compra del consumidor, los clientes que compraban productos de alto valor agregado (piensen en un vino caro, por ejemplo) mostraban lealtad a la tienda y compraban otro artículo. No ocurre lo mismo con los productos más sencillos de encontrar: no ofrezcas la cerveza preferida y el cliente la buscará en otro lado.  

Presta atención a las buenas prácticas

Estas diferencias en el comportamiento del cliente significan que el control de inventario debe garantizar que los productos esenciales estén disponibles. En otros casos, basta con ofrecer buenos sustitutos. Pero el escenario ideal es siempre tener el producto que el cliente quiere. Como esto no siempre es posible, ten en cuenta estas mejores prácticas de gestión de inventario para limitar la ausencia del producto preferido del cliente:  

Recopilación de datos

El uso de una lista de verificación de inventario digital es importante para garantizar que se sigan todos los pasos del viaje de suministro del producto. Es necesario identificar los artículos, sus cantidades, números de identificación (el código de barras, por ejemplo) e incluir fotos de artículos que puedan tener descripciones similares a otros.   

Saber dónde se encuentra cada producto

No es raro que el sistema diga que un producto está agotado, pero que en algún lugar del Centro de Distribución haya una unidad de ese artículo. Este es un problema triple: se agotan las existencias, el minorista gasta dinero comprando más de ese artículo y aumenta la posibilidad de robo. Aumentar la visibilidad del stock es fundamental y, para ello, unos buenos sistemas de gestión logística (WMS) hacen un seguimiento de todo el recorrido de los productos, identificando incluso dónde se almacenaron.   

Tener un control preciso de las cantidades

Herramientas como las cámaras de visión por computadora pueden contar cuántos artículos de cada producto están disponibles en los almacenes y tiendas, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican al conteo de inventarios. Los mejores sistemas de gestión integran información de ventas, recibos e inventario para ayudar a identificar brechas en los conteos de productos que podrían significar pérdida de dinero.

Controlar artículos defectuosos

Por mucho que lo evites, pueden ocurrir accidentes. Hay artículos en empaques que pueden romperse, las latas pueden abollarse, y todo esto se convierte en una pérdida ya que los productos ya no están disponibles para la venta. Realizar una auditoría para identificar y dar cuenta de estas pérdidas es importante no solo para garantizar la precisión del inventario, sino también para mejorar los procesos. Puede ser, por ejemplo, que el almacenamiento de algún producto se esté realizando de forma incorrecta y esto genere pérdidas económicas para el negocio.

Ajustar los ciclos de inventario

La falta de productos es mala, pero el exceso tampoco es bueno. Tener demasiados productos cuesta dinero, ocupa espacio y puede provocar desperdicios, roturas y pérdidas. En periodos puntuales, como fechas conmemorativas, la tienda puede tener un stock por encima de la media, porque sabe que va a haber una demanda muy alta. Pero vivir con excesos durante mucho tiempo reduce la salud financiera de la tienda. 

Para minimizar este problema, es necesario decidir cuándo y cuánto reabastecer las tiendas y Centros de Distribución. Con el uso de datos empresariales es posible tomar mejores decisiones al respecto.   

3 consejos para administrar el inventario de la tienda 

Las buenas prácticas que te presentamos ya te dan una idea del camino a seguir para controlar mejor el inventario de tu supermercado. Pero aquí hay 5 consejos importantes que complementan estos puntos:

Organizar el espacio físico 

En primer lugar, es necesario organizar el espacio donde se almacenan los productos: ¿es necesaria o deseable la refrigeración? ¿Son artículos grandes? y rotación de inventario (facilitar el acceso a los artículos que más se venden). 

Además, se debe mantener el espacio limpio y organizado, ya que esto previene accidentes y facilita el conteo de productos (contribuyendo a evitar robos). Define también quién puede acceder al stock, especialmente a los artículos más valiosos: si es necesario, aplique protección adicional a estos artículos, como etiquetas antirrobo y/o áreas de acceso controlado.   

Realizar inventarios

El espacio debe organizarse, pero el sistema de gestión debe contener los datos del inventario. ¿Cuántos artículos de cada producto hay en la tienda y en el Centro de Distribución? ¿Dónde se almacena cada artículo? Estos son datos esenciales. Ten un registro con información clara sobre los artículos disponibles y mantenlo siempre actualizado, preferiblemente de forma automatizada. 

Un inventario bien hecho facilita la gestión comercial, ya que es posible identificar rápidamente los artículos que necesitan reposición y los que necesitan ponerse a la venta para rotar más. Un buen inventario genera datos esenciales para el control comercial, anticipación de compras, precisión de la demanda y desarrollo de acciones promocionales.

Establecer los inventarios mínimos y máximos

Para cada artículo de stock, se debe definir una cantidad mínima y máxima en stock. Cuando las existencias alcanzan un mínimo, se debe enviar una orden de reposición al proveedor y el producto debe llegar antes de que las existencias lleguen a cero. La cantidad máxima garantiza que no habrá exceso de stock.

Aquí, cada caso es diferente. Como un supermercado trata con una gran cantidad de proveedores, cada uno con diferentes plazos, debe definir estos límites de inventario con cuidado. Cuando este proceso está bien desarrollado, el stock siempre está equilibrado y el almacenista siempre tiene lo que el cliente quiere.   
Es muy difícil, por no decir imposible, realizar todos estos controles de stock forma manual. El uso de un sistema de gestión inteligente facilita la vida de las empresas de cualquier tamaño. 

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