Farmacias: 6 errores comunes en la gestión del control de caja

El control de efectivo es la columna vertebral de cualquier comercio. En base a ello, se realizan varias de las otras actividades de seguimiento, incluido el control del stock de productos vendidos y el seguimiento de la rentabilidad.

Además, se monitorea la disponibilidad de los recursos disponibles cada día, facilitando las previsiones y permitiendo la programación de vencimientos futuros, pero siempre que los procesos se ejecuten de manera eficiente y considerando la importancia de un flujo de caja. Vamos ahora a repasar los errores más comunes. 

1. Dejar que se acumulen factores a controlar

Si hay un problema que genera confusión, es hacer el cierre solo al final del día o semanalmente, como sucede en algunos casos. Si no haces una verificación cada cambio de turno, es imposible identificar cuándo ocurrió la falla.

2. No automatizar controles

Además, las personas no se sienten responsables de los errores, ya que pueden haber ocurrido con el colega que se quedó en la caja por la mañana, por ejemplo. Por lo tanto, trata de evitar los controles demasiado manuales, que dificultan el proceso de cierre y comprometen la productividad.
 

3. No clasificar emisiones

Los asientos de ingresos y gastos deben estar separados para generar informes específicos y sintéticos, especialmente las cuentas de resultados, que permiten obtener una radiografía precisa y fácil de consultar sobre el comportamiento de un período.

4. Caja confusa y base devengada

Incluso algunos contenidos disponibles en Internet confunden estos dos controles, que tienen propósitos diferentes. Es común encontrar sugerencias de que las entradas deben considerar el monto recibido y no el monto de la venta, que puede ser diferente debido al período de recibo y las cuotas.

Base de efectivo

Sin embargo, este no es exactamente el caso, ya que ambos controles son importantes dependiendo de lo que necesites relevar. Por ejemplo, si retiró dinero de la caja para pagar la factura de electricidad, que vence ese día, se debe contabilizar una baja en la caja. Después de todo, el dinero ya no está allí. Esto permitirá identificar el total pagado y recibido en un día, indicando la disponibilidad de dinero en cada día del mes.

Método de acumulación

La luz caducó en la fecha, pero se usó en el mes anterior, por lo que pertenece al período que ha pasado. Es el control de caja en base devengado, que sirve para determinar la rentabilidad de cada período. Es cierto que la factura de la luz no suele variar mucho en algunos casos, pero si la farmacia usa aire acondicionado, recibirá una factura más alta durante el verano.

En el caso de los recibos, el flujo de efectivo debe considerar lo que realmente ingresó a la caja registradora, pero la venta se debe al período. Es cierto que separar estos dos controles lo hace más difícil, pero un buen sistema puede solucionarlo.

5. No tener criterios de retiro

Otro problema grave es confundir el dinero de la farmacia con las ganancias de los socios, lo cual es muy común en el caso de empresas familiares. Lo ideal es determinar un monto de retiro mensual, como un salario, en forma de pro-labore y luego esperar el cálculo de ganancias para complementar los ingresos.

6. No utilizar tecnología

El uso de la tecnología para controlar y organizar las ventas es indispensable y aún más impactante en el caso del control de caja. Actualmente es muy difícil realizar un proceso manual o en hoja de cálculo y, al mismo tiempo, separar y clasificar gastos, realizar un seguimiento paralelo de caja y base devengada y cierres constantes.

Por otro lado, un sistema dinámico y automatizado garantizará un control de efectivo más preciso y mucha más productividad, especialmente si se elige tecnología con una versión diseñada para farmacias.

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